Ważne czy pilne? Czyli o sztuce zarządzania czasem

Witajcie,

Wczorajszy dzień spędziliśmy dość spokojnie. Udało nam się wyjść na prawie godzinny spacerek (+ zakupy 🛒) i było całkiem przyjemnie. Krzysiu co prawda prawie nie spał, ale też nie płakał (jest postęp 😆).

Zapewne dobrze wiecie, że niełatwo jest trzymać się z góry ustalonego planu. Jak już uda nam się stworzyć harmonogram dnia (połowa sukcesu 💪), to najczęściej zdarza się coś, co plany nam psuje. Nagłe zadanie od szefa, czy cieknący w kuchni kran – zostajemy wtedy wybici z rytmu 😡. Dlaczego tak się dzieje? Czy naprawdę nie da się tak zaplanować czasu, aby udało się zrealizować to, co sobie postanowiliśmy 🤔?

Jak zarządzać zatem swoim czasem? Po pierwsze: nigdy nie planujcie swojego dnia (czy to w pracy, czy w domu) z zegarmistrzowską precyzją, bez żadnego zapasu ⏰ – nie ma możliwości, aby udało Wam się zrealizować wszystko. Zawsze znajdzie się tak zwana „wrzuta”, która popsuje Wasz harmonogram 🤷‍♀️: nieplanowane przebieranie pociechy, czy przypalona potrawa. Każdy z nas na pewno mógłby wymienić dziesiątki przykładów. Po drugie: nie porywajcie się od razu na głęboką wodę. Zacznijcie od zaplanowania dwóch, czy trzech zadań. Jeśli uda Wam się je zrealizować – będzie można pomyśleć o następnych 🧐. W ten sposób unikniecie niepotrzebnych nerwów i poczucia, że nie dajecie rady… 👍

Może pomoże Wam też pewna macierz stworzona przez jednego z prezydentów Stanów Zjednoczonych 🇺🇸, a mianowicie Dwight’a Eisenhower’a. Powiedział on kiedyś, że „to co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne” 🤔, na tych słowach właśnie opiera się owa macierz. Pierwszy raz miałam z nią styczność w pracy, właśnie na szkoleniu z zarządzania czasem ⏰ i myślę, że warto ją poznać. Może komuś z Was uda się zaplanować dzień w oparciu o jej założenia. Wygląd macierzy prezentuje się następująco:

Rys. Macierz Eisenhower’a.

A teraz krótko o tym, o co w niej chodzi. Jak widzicie, macierz podzielona jest na 4 strefy, według kryterium ważności i pilności 🆘. Chodzi tu o pewne pogrupowanie zadań, nadanie im priorytetów:

  1. NIEWAŻNE I NIEPILNE są to zdarzenia i zadania, które nie dają nam żadnej wartości (lub wartość jest znikoma ☹️) i zazwyczaj najlepszym rozwiązaniem jest zrezygnowanie z ich realizacji lub choć częściowa ich eliminacja. Może to być: oglądanie 2865 odcinka Mody na Sukces, plotkowanie, czy tym podobne zapychacze czasu 👩‍💻.
  2. NIEWAŻNE I PILNE – czyli wszystkie zadania do wykonania na już, jednakże jednocześnie takie, które może zrealizować za nas ktoś inny 🤝, są bowiem mało ważne i nie wymagają od nas dużego zaangażowania. Dzięki temu uzyskamy czas do wykonania zadań, które są ważniejsze 💡. Przykładowo będą to: powieszenie prania, czy zrobienie jakiegoś raportu w pracy.
  3. WAŻNE I NIEPILNE – to standardowe zadnia, które mamy do zrealizowania. Należy je zaplanować i realizować zgodnie z założeniami 🧐. Ale uwaga – zadania te mogą przekształcić się po jakimś czasie w WAŻNE I PILNE, trzeba mieć czujność 😢. Przykładowo: umycie okien na święta, kupienie prezentów na urodziny, czy wymiana opon w samochodzie 🚘. Jeśli o nich zapomnimy, albo po prostu nie znajdziemy dla nich czasu, może okazać się, że myjemy okna w noc przed świetami, biegamy po galerii w Wigilię, albo że pierwszy śnieg zastanie nas w letnich oponach… 😮😮
  4. WAŻNE I PILNE – to zadania, które trzeba realizować od razu, natychmiast . Mogą być to tzw. „wrzuty” na przykład nagłe zadanie od szefa – czy to w pracy, czy w domu 👶. Musimy dbać o to, aby w tej strefie znajdowały się tylko zdarzenia niespodziewane, starając się eliminować zadania przechodzące z ćwiartki WAŻNE I NIEPILNE 💪.

Technika ta, może i nie należy do najłatwiejszych, ułatwić natomiast może nam sporo. Pozwoli usystematyzować zadania, podejść do nich w odpowiedni sposób, nadać priorytet i zaoszczędzić czas ⏰. Oczywiście wymaga systematyczności i determinacji, ale nie jest niewykonalna 😬. Zanim zabierzecie się za jakieś zadanie, zastanówcie się: może to zdarzenie jest w zasadzie niepotrzebne, może wymaga delegowania, a może po prostu możecie nadać mu deadline ➡️? Ocena tego typu jest oczywiście subiektywna, zależy od wielu czynników. To co dla jednego jest nieważne, dla innej osoby może być hiper istotne. Jeśli zaczniecie pracować w ten sposób, efekty zobaczycie już po kilku dniach. Warto 😄🙃 !

A może macie inne sposoby zarządzania czasem i chcecie się nimi podzielić? Zapraszam 😉!

Logistyk zarządzający czasem

Mama delegująca z trudnością

2 thoughts on “Ważne czy pilne? Czyli o sztuce zarządzania czasem

Czy odkryłeś/aś już w sobie zadatki na Logistyka? Podziel się swoimi spostrzeżeniami!